Zentrale Erfolgsfaktoren eines Projektes sind:

  • Die Gestaltung der Organisationsstrukturen in einem Projekt
  • Die Einbindung der einem Projekt zuarbeitenden Einheiten innerhalb einer Unternehmensorganisation

Dieser Zusammenhang wird oft unterschätzt.

Da, wo viele Menschen interdisziplinär zusammenarbeiten, kommt es auf den Faktor Mensch an. Die Art und Weise der Zusammenarbeit, die Führungsprinzipien, auch die Kultur der Zusammenarbeit verlangen deshalb klare Spielregeln.

Ein professionelles Projektmanagement

  • kennt klare Projektziele mit klar definierten Projektgrenzen,
  • entwickelt Projektpläne,
  • unterzieht sich einem periodischen Projektcontrolling,
  • strukturiert die Projekte prozessorientiert,
  • gestaltet die Projektorganisation projektspezifisch,
  • und entwickelt eine spezifische Projektkultur.

Projektmanagement alleine kann allerdings den Projekterfolg nicht sichern. Weitere wichtige Faktoren wie

  • die Unternehmensstrategie,
  • die Wettbewerbssituation,
  • das Commitment der Stakeholder als „Sponsor“ des Projektes,
  • die Akzeptanz des Projekts und seiner Ziele innerhalb des Unternehmens,
  • die Methoden und Werkzeuge,
  • die Kompetenz der Mitarbeiter im Projekt kommen hinzu.

Wir helfen Ihnen bei der Konzeption und Implementierung der Aufbau- und Ablauforganisation. Weiter helfen wir bei der Planung und Ausstattung von Projektorganisationseinheiten. Die Erstellung und Pflege von Organigrammen, Stellenbeschreibungen, Ablaufplänen, Organisationshandbüchern und die Dokumentation der Strukturen und Prozesse sind unser tägliches Geschäft.

Anforderungs- und Nutzermanagement verstehen wir als Managementaufgabe für eine effiziente und vollständige Definition des Projektauftrages. Die Zusammenführung aller nutzerrelevanten Anforderungen ist dabei die zentrale Aufgabe.

Die Zahl der Nutzer kann gerade bei Großprojekten eine nicht zu unterschätzende Bedeutung bekommen. Insbesondere wo komplexe Produkte und Systeme konzipiert werden und sehr arbeitsteilig an deren Entwicklung gearbeitet werden muss.

Instrumente des Anforderungsmanagements sind die Anforderungsanalyse, die Anforderungsdokumentation und die Anforderungsvalidierung.

Zur Aufbauorganisation eines effizienten Anforderungsmanagements gehört eine Anforderungsverwaltung, ein Risikomanagement und ein Änderungsmanagement. Zur Überwachung des Realisierungsmanagements gehört ein Umsetzungsmanagement.

Das Ziel des Anforderungsmanagement ist es, ein gemeinsames Verständnis über ein zu entwickelndes System zwischen (internen) Auftraggeber und (internen) Auftragnehmer zu entwickeln. Die gemeinsam entwickelten Dokumente dienen häufig als vertragliche Basis für eine weitere Umsetzung.

Anforderungsmanagement bedeutet auch, dass Prozesse definiert und implementiert werden, indem die Anforderungsdokumentation während der gesamten Projektlaufzeit aktualisiert wird. Diese kann am Ende als Grundlage für die Übergabe an den Besteller und Nutzer verwendet werden.

Jedes Projekt braucht feste Organisationsstrukturen. Jeder Mitarbeiter muss seine Zuständigkeitsbereiche, seine Aufgaben und Verantwortlichkeiten kennen. Aufbau und Ablauf bilden das Herzstück eines Projektes. Beide Bereiche arbeiten getrennt voneinander und doch zusammen.

Aufbauorganisation
Die Aufbauorganisation definiert die Aufgaben im Projekt. Die zu bearbeitenden Aufgaben bestimmen die erforderlichen Stellen und Einheiten die in ihrer Verknüpfung als Organigramm dargestellt wird.

Ablauforganisation
Die geordneten Prozesse und Workflows zur Erfüllung der einzelnen Aufgaben werden in der Ablauforganisation beschrieben. Hierbei sollen vorhandene Kapazitäten effizient genutzt werden. Weiter müssen Bearbeitungszeiten sowie Bearbeitungs- und Durchlaufkosten minimiert werden. Auch die Arbeitsbedingungen müssen human gestaltet werden.

Wo viele Menschen interdisziplinär an einem Projektziel zusammenarbeiten kommt es auf die Integrationsfähigkeit der Führungsebene an. Das Integrationsmanagement ist Aufgabe des Projektmanagements und gehört zu den wichtigsten Aufgaben eines Projektleiters.

Das Integrationsmanagement in den Projekten umfasst die Prozesse und Vorgänge, die benötigt werden, um die verschiedenen Prozesse und Projektmanagementvorgänge in den Projektmanagement-Prozessgruppen zu identifizieren, zu definieren, zu kombinieren, zu vereinheitlichen und zu koordinieren.

Hierzu gehören

  • die Entwicklung des Projektauftrages, u.a. mit der vorläufigen Beschreibung von Projektinhalt und -umfang,
  • die Entwicklung des Projektmanagementplans,
  • die Steuerung und Überwachung der Projektarbeit,
  • die integrative Änderungssteuerung
  • und der Abschluss des Projekts mit dem Beenden aller Vorgänge in allen Projektprozessgruppen.

Hierbei sind integrierende Managementprozesse zu initiieren, wie

  • Änderungsmanagement,
  • Risikomanagement,
  • und Terminmanagement.

Falsche Entscheidungen können viel Geld kosten. Komplexe Prozesse, ungenaue Anforderungen und unsichere Modelle erschweren die Entscheidungsfindung. Besonders gilt es die Schnittstellen zu den Entscheidungsträgern und die Organe der Gesellschaft im Auge zu behalten.

Entscheidungsprozesse sind nicht immer transparent. Meilensteine in Projekten werden durch unzureichende Wissensvermittlung und kommunikative Engpässe gefährdet.

Bei der Entscheidungsfindung findet der Faktor Mensch oft wenig Berücksichtigung. Persönliche Entscheidungs- und Qualitätskriterien werden oftmals nicht strukturiert hinterfragt oder kommuniziert.

Wir helfen die Qualität von Entscheidungen an kritischen Schnittstellen zu verbessern.

Dies tun wir

  • durch Darstellung der Kundenanforderungen sowie der lieferbaren Ergebnisse,
  • durch die Integration aller Betrachtungsebenen zur Priorisierung von Erfolgsfaktoren
  • und durch die Organisation der Information zu guten Entscheidungen.

  • Strategisch: Durch die Plausibilisierung strategischer Annahmen.
  • Operativ: Durch die Plausibilisierung operativer Vorgaben, Analyse der Kundenanforderungen sowie Moderation und Coaching.
  • Persönlich: Durch die Berücksichtigung persönlicher Ambitionen, das Aufzeigen von persönlichen Chancen und Risiken und die mögliche Entlastung von Verantwortungsträgern.

Wir unterstützen bei der

  • Planung von Gremien- und Besprechungszyklen,
  • Unterstützung von Entscheidungsvorbereitungen,
  • Besprechungsplanungen, Tagesordnungen, etc.,
  • Historisierung von Agenda und Entscheidungen zu Besprechungen,
  • Entscheidungshistorie einzelner Tagesordnungspunkte,
  • Systematik zu Wiedervorlagethemen, mit Zugriff auf vorangegangene Entscheidungen,
  • Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen,
  • Vorbereitung von Eskalationsmechanismen
  • und Eskalation von Themen in übergeordneten Gremien.

Es gibt wohl kaum eine Baumaßnahme, bei der es nicht, wenn vielleicht auch nur in einzelnen Gewerken, zu Streitigkeiten kommt. Ordentliche Gerichtsverfahren dauern oft sehr lange, teilweise über Jahre. Der Ausgang eines Prozesses ist für die Prozessbeteiligten nicht kalkulierbar. Das Interesse einen Prozess zu führen wird meist als letztes Mittel gesehen, die Fronten sind zu diesem Zeitpunkt dann bereits verhärtet.

Folglich besteht auf allen Seiten grundsätzliches Interesse an außergerichtlichen Verfahren, da diese besser zur Konfliktbewältigung geeignet sind. Der Bedarf, erst gar nicht Streit entstehen zu lassen oder zumindest negativen Einfluß auf das Bauen zu verhindern, hat in der heutigen Baupraxis zu verschiedenen Konfliktlösungsregelungen geführt.

  • Mediation
  • Schlichtung
  • Adjudikation
  • Schiedsgericht

Wir erarbeiten für Sie das projektbezogene richtige Modell zur Streitbeilegung und helfen Ihnen bei der Auswahl geeigneter Streitlöser. Im Vordergrund steht dabei die projektfördernde Deeskalation. Behinderungen und Verzögerungen kosten immer Geld. Die Wertschöpfungskette aller am Bauprozess Beteiligter sollte gebührende Berücksichtigung finden.